大学・高校、専門学校など教育機関の『学生満足度』は学校全般に関する満足度のほかに「授業・教育システム」、「進路支援」、「施設・設備」などさまざまな要素が含まれます。
この『学生満足度』をいかに向上させるかは、学校運営の課題として、どこの学校法人でも何かしらの取り組みがおこなわれています。
同様に、多忙を極める教職員の現状から、そのあり方や業務改善についても大きな課題として注目されています。
今回は、学校が抱える『学生満足度の向上』と『業務改善』の課題を解決するという観点から、予約システムが学校現場でどのように活用されているかを事例とともにご紹介します。
目次
洗足学園音楽大学様の『楽器練習室の貸出予約』
洗足学園音楽大学様は、多彩なカリキュラムと豊富な指導陣を持ち、多種多様な音楽を自由な発想で学べる環境を提供する総合音楽大学です。
『エチュードステーション』と呼ばれる練習練には多数の練習室があり、施設予約できるようになっています。
そのため、学生は授業開始前や授業の空き時間など、自分の都合に合わせて練習時間と練習室を確保することができることから、学生満足度の向上に貢献するのに加え、予約受付や予約管理といった学校職員の業務負担削減にも貢献しています。
出典:http://www.senzoku.ac.jp/music/
場所や端末を選ばず練習室の予約ができる
インターネットに繋がる端末であれば、自宅のパソコン、スマートフォンを問わず、好きな時に練習室の予約ができることが、学生の利便性を向上させます。
『練習室の独占』や『間違い予約』を排除し、有効な練習室の運用を実現
一日に予約できる回数を制御したり、学生の所属する学部やコースによって予約できる練習室を予め制御しておくことで、『練習室の独占』や『間違い予約』を防ぐことができます。
視覚障害の学生にも配慮
視覚障害の学生にも配慮し、『Web画面の自動読み上げツール』に対応したシステムを提供することで、平等な予約受付や利便性の向上を実現しています。
※画面はサンプルとなります。
同志社大学様の『法学部演習準備室（学習スペース）の予約』
同志社大学法学部の今出川キャンパスには、法学部生用の学習スペースとして演習準備室や、キャンパス内で休憩するためにいつでも使えるラウンジが設けられています。
演習準備室には、PCが設置されていて、学生がインターネットに接続して発表に必要な情報を入手したり、資料を作成することができるようになっています。
インターネットから事前に施設予約できるようにすることで、学生の利便性向上に貢献しています。
出典:http://law.doshisha.ac.jp/
学生のみが利用できるようにIDとパスワードで認証
同志社大学法学部の学生のみに利用を制限するために、IDとパスワードで認証（ログイン）しないと予約ができないようになっています。
IDとパスワードは事前にWebから申請して入手する必要があります。
予約受付をインターネット予約に一本化することで電話対応の業務負担を軽減
学生からの予約受付は、原則インターネット予約に一本化し、変更やキャンセル等の対応も予約システムで学生自らおこなえるようにすることで、学校職員による電話対応の業務負担を軽減しています。
※画面はサンプルとなります。
高崎経済大学様のキャリア支援センターが提供する『就職相談の予約』
高崎経済大学様のキャリア支援センターでは、就職や進路に関する悩みや疑問などのほか、面接の練習やエントリーシート・履歴書などの添削など、学生にきめ細やかなサポートを提供することで、学生のキャンパスライフ充実を図っています。
専門の相談員による『就職相談』は完全予約制になっており、事前予約が可能になっています。
出典:http://www.tcue.ac.jp/
クラウド型/ASP型サービスの利用で導入コスト、保守や維持管理コストを抑える
オーダーメイドで構築するよりも、開発費用を抑えることができ、安価・短期間に利用することができただけでなく、サーバーやソフトウェアのバージョンアップなどの保守に対する維持管理コストも不要になりました。
課題解決アプローチと導入時のポイント
3つの大学様の活用事例をご紹介しましたが、
共通して『学生の満足度向上』には、
「場所や時間を選ばず24時間365日いつでも予約ができるようになる」
ことが貢献しています。
また、『業務改善』には、
「予約状況のリアルタイム管理で、電話対応などの予約受付業務の負担を軽減できる」
ことが貢献しており、いずれの課題解決にも効果をあげています。
学校向けにシステムを導入する際に考慮すべきポイントは、以下になります。
- 学生のみに利用を限定できる機能
IDとパスワードによる認証、もしくは学生情報データベースと連携したシングルサインオンを提供することで、利用者を限定でき、利便性の向上が図れます。
- クラウド型/ASP型サービスの利用
クラウド型、ASP型のサービスを利用することで、オンプレミス型のシステム導入と比較して、初期投資にかかるコストを抑え、どこからでも業務改善やビジネスの拡大につながる最先端のサービスを利用できます。
また、サーバーのメンテナンスやソフトウェアのバージョンアップ作業など、システム運用にかかるコストを削減でき、企業本来の業務に集中できます。