予約システムといってもいろいろなベンダーから各種製品、サービスが提供されており、どんな流れで、どんな基準で選んだらよいのかさっぱりわからないという方が多いようです。
そこで導入検討、比較検討するときの流れと必ず確認しておきたいポイントをご紹介します。
目次
検討に入る前に
「導入したい理由はなんでしょう？」
弊社がお客様と商談を始めるときに必ずこの質問をします。
予約システムを入れたいと思う理由はさまざまですが、大きく以下の3つに分けられます。
- 予約管理にかかる人手や手間を削減したい
- お客様の利便性を上げたい
- 予約をたくさん取りたい（売上を増やしたい）
一番多いのは、紙の予約台帳やEXCEL（エクセル）で予約管理している手間を省きたいという理由です。
予約電話や来店予約の対応に時間を取られる、予約の取り間違いや情報共有ができないといった理由もこれに含まれます。
次に多いのは予約をする人＝お客様の利便性を向上させたいという理由です。
電話予約以外に、インターネット予約を提供することで24時間365日お客様が自由に空き時間を検索、予約できるようにサービスを強化したいというものです。
同じくらいの割合で予約をたくさん取りたいという理由がありますが、ここで注意すべきポイントは、予約システム自体に集客効果はなく、新たな予約の手段、チャネルとして電話予約や来店予約にプラスオンすることで予約が増える、売上につながる効果が見込めるという点です。
※集客は広告、既存Webサイトからの導線など、別途プロモーションを検討する。
★既にあるチャネルに「インターネット予約」を追加することで予約増を見込む
例）電話予約＋インターネット予約
予約管理の効率化とお客様の利便性の向上のために導入すべき
予約システムを導入することで大きな効果が期待できるのは、１．の「予約管理にかかる人手や手間を削減したい」と２．の「お客様の利便性を上げたい」です。
特に予約管理業務の効率化は、選定するサービスによっては業務のかなりの部分を任せることができるようになります。
反対に導入することで予約増を期待しても、元々の予約チャネルが貧弱だったり、プロモーションが弱かったりすると、大きな効果は期待できません。
具体的な比較検討に入る前に「何を期待するのか」をしっかりと考え、その期待に応えられる機能と性能を持つ製品やサービスを選ぶ必要があります。
業種について
次に「業種」を切り口とした検討のポイントについて説明します。
選定する場合、まず自分のビジネスがどの業種に属しているのかを確認します。
多業種に対応した汎用的な予約システムの場合、業種で予約タイプを分類している場合が多く、ホームページの説明や資料、オンラインデモも業種別に用意されているので、導入した時の運用フローや操作性をイメージしやすくなります。
関連記事：予約のタイプについて
業種によっては専門性が高い特化型のシステムも候補に
また、業種によってはより専門性が高く、特化したタイプが提供されており、予約管理以外の顧客管理や販売管理といった業務もまとめてできるものもあるため、そういった製品、サービスも比較検討しやすくなります。
業種ごとの特徴やトレンド
弊社で分類している業種は、
教室・スクール・塾
会議室・施設
サロン・エステ
イベント・セミナー
医療・クリニック
飲食業
設備・レンタル
ホテル・旅館
の8業種です。
それぞれの業種毎に特徴やトレンドを挙げていきます。
教室・スクール・塾
講座のカリキュラムや時間割の予約だけでなく、入塾相談会、就職相談会の予約、自習室の予約など、予約管理したいもの（対象）が多岐にわたるケースが多いため、予約対象によって予約タイプを変える、または組み合わせる必要があります。
特化した製品やサービスはあまりなく、汎用的な予約システムで対応するのが一般的ですが、独特な運用ルールがネックになることが多いのも特徴です。
会議室・施設
大きく貸し会議室・ホールやレンタルルームといったレンタルビジネスと、社内会議室などの社内利用用途の2つがあります。
貸し会議室などのレンタルビジネスは、利用者が開始時間と利用時間を選んで予約するだけのシンプルな運用になるため、この予約タイプが使えるシステムであれば、導入に困ることは少ないでしょう。
社内会議室も基本的には貸し会議室と同じ運用になりますが、既存の社員マスタと連携したシングルサインオンの実現や、会議室の入退室管理、施錠管理との連携も同時におこなわないと効率化につながらないことも多く、これに特化した製品もたくさん出回っています。
サロン・エステ
専門性の高い特化型の製品、サービスが発展している業界です。
Web予約だけでなく、顧客管理、販売管理やPOSレジと一体型になったシステムが多数あり、リピーターの囲い込みを目的に顧客管理に重きを置いているものが多いのも特徴です。
雑誌媒体と連動した集客サービスにシステムの提供が含まれているケースもあり、主に集客を目的とする場合はこの切り口で比較検討してもよさそうです。
イベント・セミナー
開催日と時間で予約枠を決めて定員まで予約を受け付けるシンプルな運用になるため、この予約タイプが使えるシステムであれば導入に困ることはあまりありません。
期間限定のイベントやセミナーの場合は、短期間だけシステムを利用できるサービスだと費用を抑えられます。
来場者の入退場管理や、事後アンケート、メールフォロー機能などセミナー運営に必要な機能が提供される特化型のサービスも多数あります。
医療・クリニック
業種としては、病院や歯科などの医療機関のほかに、整体・鍼灸・マッサージも含まれます。
一般診療の予約以外に、定期健康診断、人間ドックの予約があります。
一般診療は来院、受付後の順番待ちになるケースが多く、一般的なWeb予約はあまり浸透していませんが、定期健康診断は一般企業の人事・総務部門や健保組合を通して予約システムが提供されることがあり、汎用的な予約システムはこの用途で導入いただく機会が多いです。
関連記事：定期健康診断の予約について
人間ドックも自由診療として実施している医療機関が導入することがありますが、現在は集客サービスとセットで提供されるものが主流です。
病院や歯科などの医療機関向けには、電子カルテやレセプトなどとともに統合型の医療情報システムの一機能として予約システムが提供されることもあります。
飲食業
飲食業もこれに特化した専門性の高い製品やサービスが提供されている業種です。
Web予約だけでなく、特に飲食店舗での利用を想定したタブレット端末で電話予約の受付から顧客管理までできるようになっているものが多く、座席の管理やコース、メニューの管理も飲食業向け特化することで、操作性、利便性を高める工夫がなされています。
雑誌媒体、インターネットメディアが集客を担っているため、これと連携して予約できることも特化型サービスの大きな魅力になっています。
設備・レンタル
業種としては、撮影スタジオやテニスコートやフットサルコート、ゴルフ練習場などの設備や機材レンタル、レンタカーのほかに、工場見学、施設見学などが含まれます。
予約したいものによって使うべき予約タイプが異なるため、自分の業種に合う予約タイプが提供されているかどうかをしっかりと事前に確認しておく必要があります。
一般的に、撮影スタジオや機材のレンタル、レンタカーは利用者が開始時間と利用時間を選んで予約するタイプのものを使用します。
工場見学や施設見学は、予め決めた場所と時間で予約するタイプを使用しますが、駐車場や送迎バスの利用有無など、オプションを予約時に選択できるものが必要になるケースが多いです。
フットサルコートは、マッチメイク（試合相手とのマッチング）機能などのついた特化型のサービスもあります。
ホテル・旅館
ホテル・旅館業は早くからインターネット予約が発展している業界で、それに特化したサービスが数多く提供されています。
ホテル予約のポータルサイトで集客も含めて予約をおこないますが、最近はポータルサイトの手数料が収益を圧迫する理由から、自社Webサイトで自前の予約機能を提供するケースが増えています。
しっかりした集客経路がある程度できあがっていて、ポイントプログラムなど利用者にポータルサイト経由以上のメリットを提供できる場合には導入価値が見込めます。
予約のタイプについて
業種に特化したシステムが自分のビジネスの運用に合うのであれば問題ありませんが、合うものがない場合やあっても運用に合わないときは多業種に対応する汎用的な予約システムを運用に合うように設定して利用する必要があります。
ここでは初期設定として必要になる「予約のタイプ」について説明します。
予約の取りかたによってどの予約タイプがマッチするか変わる
予約の取りかたにはいくつかのパターンがあり、予約管理するもの（対象）によって、予約の取りかたが異なります。
例えば、会議室の予約のように利用者が開始時間と利用時間を選択して予約するパターンもあれば、ホテルの宿泊のように部屋やプランを1泊2泊というように利用泊数を選択するパターンもあります。
会議室の予約方法
利用日付の選択（5/17）→会議室の選択（A会議室）→利用開始時間の選択（10:00～）→利用時間の選択（60分、120分…）
★ホテルの宿泊予約方法
部屋、プランの選択（シングル、学割プラン）→宿泊数の選択（2泊）
また整体院のように、日曜日以外の平日9:00～18:00は60分刻みで全て予約できるパターンもあれば、カルチャーセンターのように、毎月替わりで実施講座の時間割が異なる予約パターンもあります。
音楽イベントやセミナーのように、特定の場所や日を決めて予約するパターンもあります。
これを「予約のタイプ」と呼び、業種だけでなく予約管理するもの（対象）から自分のビジネスはどの予約タイプになるか確認しておく必要があります。
4つの予約タイプとそれぞれにマッチする業種は
予約のタイプは4つに分かれます。
Time（時間タイプ）
スタッフや施設、会議室などの予約管理するもの（対象）に対して在庫を設定し、時間枠を決めて予約するタイプです。
時間枠は利用者が開始時間から何枠予約するか選択できる場合もあれば、あらかじめ決められた枠数で予約する場合もあります。
このタイプは対応する業種、予約対象も多く、最も汎用的に使うことができます。
Time（時間タイプ）のカレンダー表示
Time（時間タイプ）が合う業種
Day（日付タイプ）
車両や宿泊施設の部屋タイプ、キャンプ場のサイト区画などの予約管理するもの（対象）に対して在庫を設定し、日にち単位で予約するタイプです。
定期健康診断のように午前の部（9:00～12:00）、午後の部（13:00～15:00）を1日2回実施する場合は、予約対象として午前の部と午後の部の2つを設定することになります。
day（日付タイプ）のカレンダー表示
Day（日付タイプ）が合う業種
Subject（時間割タイプ）
カルチャーセンター、ワークショップ、教室、スクールなどのように、予約管理するもの（対象）によって開始時間や担当者、定員数が違うような複雑なコマ割り、時間割で予約するタイプです。
週単位、月単位で毎回コマ割りや時間割を変えたい場合もこのタイプを使用します。
Subject（時間割タイプ）のカレンダー表示
Subject（時間割タイプ）が合う業種
Event（イベント・セミナータイプ）
イベント、説明会、セミナー、パーティなどのように、単発で発生するイベントの予約に適したタイプです。
予約管理するもの（対象に）対して日付・時間帯、在庫を指定して予約枠を作成します。
Event（イベント・セミナータイプ）のカレンダー表示
※一覧表示との切り替えも可
Event（イベント・セミナータイプ）が合う業種
設定できる予約タイプを確認しておきましょう
提供されている汎用型の予約システムによって、これら4つの予約タイプすべてに対応できるものもあれば、特定の予約タイプにしか対応していないものもあります。
また、複数のタイプを同時に使えるものから、最初に決めた予約タイプしか使えないもの、最初からシステム自体がタイプ別に分かれているものもあります。
いずれの場合もまずは予約管理したいもの（対象）が何になるのか、どの予約タイプで受け付けるのが適しているのかを見極め、その予約タイプが確実に設定できるシステムかどうかを確認しておかないと、いざ導入してから思うような運用ができないことになりかねないので注意しましょう。
オンラインデモや無料お試しを活用して基本機能を確認する
ここでは機能について知っておいていただきたいことを説明します。
汎用的な多業種対応型の予約システムには、ユーザー機能（フロント機能）と管理機能があります。
ユーザー機能というのは、予約する人が実際にカレンダー画面から予約したい日付やモノを選んで予約をおこなう機能です。
管理機能は、運営者が予約枠の設定をおこなったり、予約データの管理や予約した人の管理をおこなうための機能が提供されます。
一般的な予約管理業務をおこなうためには、予約管理機能として、予約枠の設定とそれが反映された予約画面が提供され、予約データを確認できる画面が提供されていることが最低限必要になりますが、サービスとして提供されているシステムであれば、この点は心配なく機能提供されているはずです。
ほとんどのベンダーからオンラインデモや無料お試しなどのトライアル環境が提供されていますので、まずは基本的な操作感や設定方法を確認していきましょう。
予約システムの機能比較に便利なチェックシートを活用する ★製品比較が捗る【チェックシート】はこちら！★
次は自分のビジネスの運用に合わせて必要な機能の有無を確認していくことになります。
汎用的な予約システムの機能を比較するときに特に注意すべきポイントをチェックシート形式でまとめました。
注意すべきポイントをまとめたチェックシート
予約管理機能
☑自分のビジネスに合った予約タイプが設定できるか（提供されるか）
☑予約データはどのように表示、管理できるか
☑予約フォームの入力項目は柔軟に変更できるか
☑予約制限（回数など）はどこまで設定できるか
☑予約データの入出力（インポート・エクスポート）ができるか
☑キャンセル機能はあるか（どういった手順のキャンセルになるか）
☑オプション管理はできるか（在庫も管理できるか）
☑キャンセル待ち機能はあるか（仕様はどうなっているか）
☑リマインダーメール（予約忘れお知らせメール）機能はあるか
顧客管理機能
☑会員登録あり、なしの選択（設定）ができるか
☑会員データはどのように表示、管理できるか
☑会員登録フォームの入力項目は柔軟に変更できるか
☑マイページやパスワードリマインダー機能はあるか
☑会員データの入出力（インポート・エクスポート）ができるか
メール配信機能
☑メール配信機能はあるか（検索、抽出して配信ができるか）
☑携帯キャリア対策されているか
☑各種自動送信メール（予約確認メール、リマインダーメールなど）の文章設定ができるか
☑エラーメールの管理はできるか（配信結果の確認と停止など）
CMS機能
☑予約画面の文言や画像の編集がどこまでできるか
その他
☑事前決済（クレジットカード決済）は使えるか
☑セキュリティ対策は何がおこなわれているか
☑既存のホームページへの組み込みは可能か（iframeなど）
☑モバイル端末に対応しているか（スマートフォン、タブレット）
☑どの程度の負荷に耐えられるか（拡張性はあるか）
☑カスタマイズ要望に対応できるか
面倒でも使いたい機能の説明を聞きましょう
それぞれの機能の詳細については、面倒でもひとつひとつ提供ベンダーに問い合わせて説明を受けたほうが無難です。
予約システムは、その特性上どうしても複雑になりがちで、仕様も提供ベンダーによって異なります。
使い勝手は提供ベンダーの考え方やノウハウによって異なりますので、無料お試しやオンラインデモが提供されている場合は、積極的に活用して自分に合うものを探してみてください。
価格について
価格について説明します。
当然ですが、提供ベンダーによって価格体系が違います。
事前決済（クレジットカード決済）機能やキャンセル待ち機能などが別料金オプションになっていたり、予約件数や顧客登録件数による従量課金があったりするため、自分のビジネスにあったものを選ばないと想定外に高くつくケースがあります。
従量課金に注意。ビジネス規模を考えてしっかりと料金シミュレーションを
予約システムは、ASPサービスやクラウドサービスで提供されるため、利用量や頻度に応じた「従量課金」が発生するのが一般的です。
従量課金が何に対して発生するのかまとめてみました。
- 予約件数（予約の入った件数）
- 顧客登録件数（顧客登録されている件数）
- メール配信数（メールを送った件数）
- 画像容量（写真等のデータ容量）
この中で注意が必要なのは「予約件数（予約の入った件数）」の従量課金です。
次の例を見てみましょう。
月間500件（17件/日）の予約があるケースで、同じ初期費用30,000円、月額10,000円のA社、B社があったとします。
予約件数に対する従量課金があるA社では、月間300件以上の予約件数に対して、50件毎1,000円の従量課金が発生するとします。
この場合、200件の超過となるため、4,000円の従量課金が発生し、これが加わるとA社では月額14,000円の費用がかかることになります。
一方、予約件数に対する従量課金がないB社は月額10,000円のままです。
予約件数がもっと増えた場合、その差はどんどん広がることになるので、年間にするとかなりの差が発生します。
ASPサービスやクラウドサービスの場合、予約件数が増えるとトランザクション（処理）が多く発生し、サーバーや回線を多く使う分、それだけ費用が増えるという考え方になるので、どこかで従量課金が発生するのは仕方ありません。
B社も予約件数に対する従量課金はなくとも、アクセス数（PV数や同時アクセス数）に何らかの制限をかけることで利用の多いユーザーと少ないユーザーの公平性を保っているのかもしれないので、予約件数の多いユーザーにとっては機会損失が発生する可能性もあります。
どの部分で従量課金が発生しているのかを確認し、自分のビジネス規模や予約状況、利用想定と照らし合わせて、しっかり料金シミュレーションをおこなうことが重要です。
また従量課金がなくとも、利用を制限する条項や注意事項がないか確認しておく必要はあるでしょう。
利用頻度が高い機能でオプションや上位コースで提供されているものの例
提供ベンダー各社によって、いろいろな機能が別途有料オプション、または上位コースでの提供となっています。
その中で比較的よく使われる、ないと運用がむずかしそうなものをピックアップしてみました。
もしこれらがオプションや上位コースのみの提供となっている場合は、あらかじめ料金シミュレーションに組み入れておく必要があります。
予約フォーム、会員登録フォームの入力項目変更（カスタマイズ）
予約を登録する入力フォームや会員登録するときの入力フォームの項目変更です。
住所、性別、氏名、といった基本以外に、「会員カードの番号」や「何を見てお店を知ったか」のようなアンケート項目を追加したりする場合に必要になるので、利用頻度が高い機能です。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ちができるようになり、機会損失を減らすことができます。
事前決済（クレジットカード決済機能）
クレジットカードによる事前決済機能を提供できるようになります。
事業者によって特定の決済代行業者との契約が別途必要な場合があります。
関連記事:事前決済（クレジットカード決済）導入のメリット・注意点まとめ
予約回数の制限機能
一人が何回まで（いくつまで）予約枠を一度に押さえられるかを制限するための機能です。
会員制のスクールや教室、講座、エステサロンなどで予約の取り過ぎ防止に使うことが多い機能です。
複数店舗の管理機能
チェーン店などで複数店舗を本部が持ち、各店舗で予約管理をおこなう際に必要になる機能です。
複数店舗になった場合、店舗の数だけ利用費がかかるなど、提供価格体系が特別なものになるケースもあります。
オプション予約管理機能
会議室のプロジェクター、音響設備等の備品、工場見学の駐車場、セミナー・講座の教本など、予約枠とは別でオプションの在庫を管理しながら予約するための機能です。
最後に
予約システムを導入検討、比較検討するときの流れと必ず確認しておきたいポイントをまとめてきました。
提供ベンダーによって対応業種も提供する予約タイプも機能も価格体系も違いますが、何を期待し、自分のビジネスの内容や規模にあったものかどうか評価することで、高いコストパフォーマンスを発揮するシステム導入ができるものと思います。
無料お試しやオンラインデモを活用し、資料やホームページの説明文からだけでは読み取れないことはサポートでしっかり確認するなどの手間を惜しまず、「予約システムを徹底比較！-プロが教える導入前に必ず知っておきたいポイント」をもとに適切に予約システムの比較をおこなったうえで導入していただければと思います。